Amikor esti rendezvényekről van szó, mindenki azt szeretné, hogy minden tökéletes legyen: a hangulattól az ételekig. Ha Ön is ilyen eseményt szeretne megvalósítani, én, Kocsis Ilona (digitális innovátor és projektmenedzsment szakértő) elárulom, hogyan érheti el ezt. Több mint 50 nemzetközi projektben vettem részt, de ma az élő események szervezéséről szeretnék beszélni. Tanácsaim segítségével olyan legendás eseményt szervezhet, amelyről még évek múlva is beszélni fognak.
1. Mi tesz egy élő eseményt maradandóvá 2025-ben?
Magyarországon körülbelül 5,3 millió mobilkészülék-felhasználó van. A digitális jelenlét ilyen mértéke miatt sok embernek hiányzik a valódi, személyes élmény. Amikor pedig egy jól megtervezett rendezvényre hívják őket, az valódi örömöt okoz. Ha mindent jól akarsz csinálni, az első tanácsom az, hogy hozz létre egy multiszenzoros élményt.
Ez 4 komponenst tartalmaz, nevezetesen hangot, fényt, illatokat és textúrákat. És hogy biztosan minden résztvevő be legyen vonva, hozzáadhatunk csapatépítő élő program.
Magyarországon a hosszú online kapcsolattartás után a vendégek különösen vágynak az élő találkozásokra. Látni szeretnék az embereket, megosztani az érzelmeiket, érezni a hangulatot. A sikeres szervezők ezt figyelembe véve hozzák létre a 2025-ös hibrid rendezvényeket, ahol mindenki a történet részének érezheti magát. Az apró részletek, a vendégre fordított figyelem és a meglepetések teszik az eseményt várva vártá és beszédtémává.
2. Az esemény mint projekt: a sikeres brief és a SMART célok
Minden maradandó élményrendezvény egy világos briefeléssel kezdődik. Egy ilyen vendégélmény tervezés a következőket írja le:
- Az esemény célja
- A bevonni kívánt közönség
- A preferált formátum
- Az esemény dátuma
- A helyszín.
Fontos, hogy minden résztvevő pontosan értse, mit szeretnénk elérni egy fenntartható, élő eseményen. A SMART-célok segítenek abban, hogy mindez mérhető legyen. Például: részvételi létszám – 500 fő, NPS – legalább 80, közösségimédia-megosztások – 200, új potenciális ügyfelek – 50.
Az első naptól kezdve lényeges összehangolni minden érintett fél munkáját: a csapatokét, az alvállalkozókét, az előadókét és a beszállítókét. A világos munkaszerkezet kiválóan működik a kockázatkezelés esemény szempontjából is. Ha a célok egyértelműek és a feladatok el vannak osztva, minden részletet előre átgondolnak. Végül az esemény zökkenőmentesen zajlik, a vendégek elégedettek, és az eredmények könnyen értékelhetők.
3. Idővonal és kritikus út – soha nem csúszhatsz
Saját tapasztalataim alapján elmondhatom, hogy a rendezvény idővonal különös figyelmet igényel. Egy magyarországi vállalati vagy kulturális esemény esetében így lehet felosztani:
- 6 hónappal előtte – cél, helyszín és költségvetés meghatározása.
- 4 hónappal előtte – alvállalkozók, előadók és művészek kiválasztás.
- 2 hónappal előtte – promóció, résztvevők regisztrációja, logisztika.
- 1 hónappal előtte – végső próbák, technikai ellenőrzés.
- 1 héttel előtte – minden részlet végső ellenőrzése.
- Az esemény napján – felügyelet és koordináció.
- Egy héttel utána – eredmények elemzése és visszajelzés.
A kulcseszköz a kritikus út. Ez megmutatja, mely feladatokat nem lehet késleltetni. Hasznos technológia élő rendezvényekhez: Trello, Monday, Notion vagy Microsoft Project. Tegyük fel, hogy a Trello egy vizuális táblát biztosít a csapat koordinálásához. A Mondayt a határidők és a költségvetés ellenőrzésére használom. A Notiont gyakran nevezem a „projekt egységes agyának”, a Microsoft Projectet pedig az egész esemény részletes Gantt-diagramjának elkészítésére.
Személy szerint én kifejezetten ezeket a kritikusút-elemzést használok. Meghívom Önöket, hogy további információért látogassanak el a ilonakocsis.hu oldalamra.
4. Technológia és interaktivitás: a 2025-ös kötelező elemek
2025-ben a magyarországi rendezvénypiac tovább bővül. A technológiák valóban interaktívvá teszik a rendezvényt. Például az élő streaming esemény lehetővé teszi, hogy a vendégek online is bekapcsolódjanak. A kiterjesztett és virtuális valóság sarkok teljes belemerülést nyújtanak. A második képernyős alkalmazások valós időben teszik lehetővé az élmények megosztását és a visszajelzések azonnali megjelenítését. Az élő szavazás növeli a participant engagementet a folyamatban. Az érintésmentes regisztráció gyorsítja a bejutást és növeli a biztonságot.
A magyar piacon bevált interaktív programok élő eseményekhez jól alkalmazhatók. Jó példának tartom a Concrete platformot, amely ötvözi az interaktivitás és a rendezvénymenedzsment funkcióit.
A magyar piacon több olyan interaktív eszköz és szolgáltató is elérhető, amelyek kifejezetten élő eseményekhez készültek. Jó példának tartom a Livestorm hazai használatát, valamint az olyan helyi szolgáltatókat, mint a Smart Event Budapest és a Touché Event.
Ezek a rendszerek lehetővé teszik a kérdőívek, élő szavazások, regisztrációk, multimédiás tartalmak vagy akár a valós idejű közönséginterakció beállítását az esemény jellegéhez igazítva. Ha pedig networking lehetőségek rendezvényen funkciókat szeretne hozzáadni, ezek a szolgáltatók erre is biztosítanak modern, könnyen használható megoldásokat.
A modern technológiák használata dinamikussá, izgalmassá és emlékezetessé teszi az eseményt. A vendégek új élményekhez jutnak, a szervezők pedig biztosak lehetnek abban, hogy minden zökkenőmentesen zajlik.
5. Kockázatok és vészforgatókönyvek – mert mindig történik valami
A rendezvény projektmenedzsment beletartozik a lehetséges kockázatok figyelembevétele is. Tapasztalatom szerint előfordult már, hogy egy szabadtéri eseményt elrontott az erős eső, amely károsította a berendezéseket, ezért azóta mindig van B-, C- és D-tervem.
Például tartalék helyszín, pótrendszer és kibővített eseményköltségvetés. A gyors döntéshozatali mátrix segít megérteni, ki miért felelős, és milyen lépéseket kell megtenni az első percekben. A világos cselekvési struktúra csökkenti a stresszt, gyorsítja a csapat reakcióit, és megőrzi a vendégek élményeit.
Következtetés
Egy felejthetetlen élő esemény létrehozása részletekre való odafigyelést igényel. Emellett szükség van világos szervezésre, az event ROI mérésére és modern echnológiák használatára. A tervezés, a határidők ellenőrzése és a kockázatkezelés teszik az eseményt élvezetessé és beszédtémává. Ha szeretné mélyebben elsajátítani a projektmenedzsmentet és ingyenes sablonokat kapni, látogasson el a weboldalamra. Ott eseményszervezési tippek is várják, amelyek bármely eseményt emlékezetessé tesznek!
A szerző Kocsis Ilona, a rendezvényszervezés területén többéves tapasztalattal rendelkező szakértő.
